تهیه برنامه زمانبندی و کنترل پروژه

تهیه برنامه زمانبندی و کنترل پروژه

برنامه ریزی و کنترل پروژه

برنامه ریزی و کنترل پروژه

امروزه در برخی از شرکت ها خدمات برنامه ریزی و کنترل پروژه بخاطر صرفه جویی بیشتر در هزینه ها و کارایی بالا بصورت برون سپاری واگذار می گردد. این خدمات بصورت معمول به شرح زیر ارایه می گردد:

  • جذب نیروهای برنامه ریزی و کنترل پروژه

  • تهیه برنامه های زمان بندی

  • به روزرسانی برنامه های زمان بندی

  • تهیه برنامه های پورتفولیو پروژه ها

  • دفاع از برنامه نزد مشاور و کارفرما در صورت نیاز

  • کنترل پروژه و تهیه گزارشات روزانه و هفتگی و ماهانه

    در زیر به طور خلاصه مفاهیم پایه ای برنامه ریزی و کنترل پروژه جهت آشنایی نسبی با رویکرد مدیرسان در خدمات مربوطه  ارایه می گردد:

    اهمیت و کاربرد برنامه ریزی پروژه و کنترل پروژه:

    در یک کلام برنامه ریزی پروژه و کنترل پروژه به دنبال پاسخگوئی به سوالات زیر است:

    پروژه چه مدت طول می کشد؟ آیا پروژه در تاریخ تعهد شده و تعیین شده در قرارداد خاتمه می یابد؟

    اگر پاسخ منفی است به چه دلیل این اتفاق افتاده است و چه باید کرد که تاخیرات جبران شود؟

    برنامه ریزی و کنترل پروژه

    اگر فعالیت هایی تاخیر کنند، آیا تاخیر آنها بر تاریخ خاتمه پروژه اثر خواهد گذاشت؟ چه مقدار؟

    کنترل پروژه

    با صرفه ترین روش جبران تاخیر یا تسریع اجرای پروژه چیست؟ اساسا چه مقدار می توان از مدت اجرای پروژه کاست؟

    برنامه ریزی پروژه

    نیروی انسانی، ماشین آلات و تجهیزات را چگونه  می‌توان برنامه ریزی و زمان بندی کرد تا ضمن استفاده مطلوب با کمبود منابع روبرو نشویم؟

    برنامه ریزی تجهیزات           برنامه ریزی نیروی انسانی

    میزان نقدینگی پروژه در هر واحد زمانی باید چه  مقدار باشد تا ضمن پرداخت به موقع صورتحساب ها و پیش پرداخت ها با تنگنای منابع مالی روبرو نشویم؟

    و به طور خلاصه کنترل پروژه بعنوان چشم وگوش پروژه در هر مقطع از زمان مشخص مي نمايد كه چه مقدار از كار انجام شده ،پروژه چه مقدار هزينه داشته ،چه مقدار منابع صرف پروژه شده، مشكلات فعلي و آتي پروژه چيست، بهترين راهكار براي اتمام هرچه سريعتر پروژه كدام گزينه مي باشد و پيش بيني درآمد و هزينه و ده ها جمله شبيه به اين ها از وظايف تيم كنترل پروژه مي باشد.

    وظایف و جایگاه تیم‌های کنترل پروژه در پروژه‌های پیمانکاری ایران

    سیستم سه رکنی کارفرما، مشاور و پیمانکار که در بخش پیمان و قراردادها توضیح داده شده است.

    تیم کنترل پروژه

    این شکل تصویر فعالیت‌های اصلی تیم‌های کنترل پروژه را در پروژه‌ها نشان می‌دهد.

    معمولا در پروژه‌ها سه تیم کنترل پروژه وجود دارد:

    ۱-کنترل پروژه پیمانکار که احتمالا در مقایسه با دو تیم دیگر تعداد بیشتر و کار سنگین‌تری دارند. وظیفه این تیم موارد زیر است:

    • تهیه برنامه‌زمان‌بندی پروژه
    • به روزرسانی برنامه زمان‌بندی
    • ارائه گزارشات روزانه
    • جمع‌بندی گزارشات روزانه و محاسبه درصدهای پیشرفت هفتگی
    • درج درصد پیشرفت‌ها در نرم افزار و استخراج گزارشات هفتگی و ماهانه
    • ارسال گزارشات به مشاور

    ۲- کنترل پروژه مشاور که وظایف زیر را دارد:

    • بررسی برنامه‌ زمان‌بندی پیمانکار و رفع نقص آن
    • بررسی و اصلاح و تایید گزارشات روزانه
    • بررسی، اصلاح و تایید درصدهای پیشرفت فعالیت‌ها و کل پروژه
    • بررسی و اصلاح گزارشات هفتگی و ماهانه و ارائه به کارفرما

    ۳- کنترل پروژه کارفرما که وظایف زیر را دارد:

    • تهیه دستورالعمل‌ها و سیاست‌های کلی برنامه‌های زمان‌بندی و سایر موارد مربوط به کنترل پروژه و ابلاغ آن‌ها به تیم‌های کنترل پروژه مشاور و پیمانکار
    • بررسی و تایید و ابلاغ برنامه زمان‌بندی تهیه شده توسط پیمانکار و تایید شده توسط مشاور
    • دریافت گزارشات هفتگی و ماهانه از مشاور و ارائه به مدیران سازمان و تهیه گزارشات خلاصه مدیریتی

    به طور کلی بر طبق شکل و توضیحات بالا فرایند کار به این صورت است که پس از عقد قرارداد، بر طبق شرایط عمومی پیمان که احتمالا ملزم به قراداد است (ممکن است کارفرما خصوصی باشد و شرایط عمومی پیمان و منقاصه و این قبیل موارد اساسا مطرح نباشد)، پیمانکار ۱۰ الی ۱۵ روز فرصت دارد برنامه زمان‌بندی تفصیلی را تهیه و برای بررسی و تایید به مشاور ارائه نماید. البته معمولا توجهی به این زمان نمی‌شود و تهیه برنامه تفضیلی در عمل خیلی بیشتر طول می‌کشد. بهرحال پس از تهیه برنامه زمان‌بندی این برنامه باید به تایید مشاور و بعد کارفرما برسد تا کارفرما آن را به طور رسمی به مشاور و پیمانکار ابلاغ نماید.

    این فرایند در مورد تهیه و ارائه گزارشات نیز طی می‌شود.