چرا برنامه‌ریزی و چرا کنترل؟

چرا برنامه‌ریزی و چرا کنترل؟

چرا برنامه‌ریزی و چرا کنترل؟

کارهای ساده را به راحتی و ذهنی می‌توان برنامه‌ریزی کرده و انجام داد، کارهای کمی پیچیده را با اندکی تفکر و یادداشت مواردی که باید انجام شوند می‌توان به درستی انجام داد ولی وقتی کارها مفصل، پیچیده، طولانی، زمان‌بر و پر هزینه می‌شوند به صورت ذهنی یا با حساب و کتاب معمولی نمی‌توان آنها را طوری به پیش برد که همه کارها در بهترین زمان انجام شده، کمترین هزینه را داشته باشند و هیچ کاری به تاخیر نیفتاده یا فراموش نشود. پس برای موفقیت پروژه، برنامه‌ریزی و پس از آن کنترل و همواره تحلیل پروژه لازم است.

در اینجا ۱۵ سؤال که برنامه‌ریزی و کنترل پروژه به آنها پاسخ می‌دهد اشاره می کنم:

الف – سوالاتی که با استفاده از برنامه پروژه پاسخ آنها را می‌یابیم:

 1.       دقیق ترین تخمین برای تاریخ اتمام پروژه چیست؟

۲٫       دقیق ترین تخمین برای مدت زمان اجرای پروژه چه مدت است؟

۳٫       دقیق ترین تخمین در مورد هزینه مورد نیاز برای اتمام پروژه چقدر است؟

۴٫       میزان بهینه مواد و منابع مورد نیاز پروژه چقدر است؟

۵٫       چه کاری در چه زمانی انجام شود تا کمترین هزینه را در بر داشته باشد؟

۶٫       چه کاری را می‌توان به تاخیر انداخت بدون اینکه روی هزینه یا مدت زمان پروژه تاثیر بگذارد؟

۷٫       برای انجام کار اگر منابع بیشتری مصرف شود تا کار زودتر تمام شود به صرفه‌تر است یا بیشتر طول بکشد ولی منابع کمتری مصرف شود؟

۸٫       برای اینکه در نهایت هزینه کمتری شامل کل پروژه گردد بهتر است منابع خریداری شود یا اجاره ؟ 

ب- سوالاتی که با انجام کنترل پروژه پاسخ آنها را می‌یابیم:

 1.       کارایی زمان پروژه چقدر است؟ (به عنوان مثال کار ۱ هفته در عمل در چند روز انجام شده است؟)

۲٫       کارایی هزینه پروژه چقدر است؟ (به عنوان مثال کاری که برای آن ۱ میلیون تومان در نظر گرفته شده در عمل چقدر هزینه داشته است؟)

۳٫       با توجه به روند موجود مدت زمان باقی مانده از پروژه چقدر است؟

۴٫       با توجه به روند موجود پروژه چقدر تاخیر خواهد داشت؟

۵٫       با توجه به روند موجود پروژه به چه میزان بودجه بیش از انتظار قبلی نیاز دارد؟

۶٫       در صورت عقب افتادن از برنامه چگونه می‌توان به برنامه بازگشت؟

۷٫       با توجه به روند موجود در چه زمانی برای چه کاری چه میزان باید پول پرداخت شود؟ برنامه‌ریزی و کنترل پروژه از رویداد چه اتفاقاتی جلوگیری می‌کند؟ 

با مستند کردن مراحل اجرایی پروژه و اقداماتی که باید در جهت انجام موفقیت آمیز پروژه انجام شود، از بروز گیجی و سردرگمی به هنگام اجرای پروژه در میان مدیران و مجریان پروژه جلوگیری می‌کند.

 با جلوگیری از فراموش شدن اقداماتی مانند سفارش مواد مورد نیاز پروژه از تاخیر و نهایتاً ایجاد جریمه تاخیر در پروژه جلوگیری می‌کند.

به کمک آن مدیر پروژه، ضرر‌ده بودن پروژه را بلافاصله تشخیص داده و می‌تواند به موقع نسبت به تعیین اقدامات اصلاحی کمک کند.

با کمک مدیریت ریسک پروژه که در مرحله برنامه‌ریزی انجام می‌شود کلیه ریسک‌های ممکن بررسی می‌شود و برای هر یک راهکار در نظر گرفته می‌شود تا در صورت وقوع از بروز تاخیر یا زیان مالی تا حد امکان جلوگیری شود.

با کمک مدیریت ارتباطات پروژه که در مرحله برنامه‌ریزی انجام می‌شود ساختاری جامع برای انتقال اطلاعات بین دست‌اندکاران پروژه تهیه می‌شود تا از کاهش کارایی اجرای پروژه که به دلیل عدم رسیدن به موقع اطلاعات به دست‌اند‌کاران به وجود می‌آید جلوگیری شود.

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *